چگونه مهارت‌های ارتباطی خود را بهبود دهید ؟

انواع سبک‌های ارتباطی در محیط کار

در محیط کار با شخصیت‌های مختلفی روبرو می‌شویم. برخی از آن‌ها به راحتی با دیگران ارتباط برقرار می‌کنند، در حالی که برخی دیگر برای برقراری ارتباط سخت‌تر هستند. توانایی ما در همکاری با دیگران معمولاً به سبک ارتباطی ما در محیط کار بستگی دارد.

اما سبک ارتباطی در محیط کار به چه معناست؟ سبک ارتباطی شما، شیوه‌ای است که در آن ایده‌ها، اطلاعات و مسائل را در یک محیط حرفه‌ای به اشتراک می‌گذارید. این سبک ترکیبی از نشانه‌های کلامی و غیرکلامی است که تأثیر زیادی بر نحوه تعامل، یادگیری، اشتراک‌گذاری و همکاری شما دارد.

تحقیقات نشان می‌دهد که ارتباط مؤثر و مناسب با افزایش بهره‌وری، بهبود سلامت سازمان و افزایش رضایت کارکنان مرتبط است. شیوه ارتباطی ما همچنین می‌تواند نقش چشمگیری در تعیین رشد و موفقیت شخصی و حرفه‌ای ما ایفا کند. اوکتاویای گوردم، مربی شغلی و نویسنده کتاب «آمادگی، پیش‌رفت، تغییر»، می‌گوید: «سبک ارتباطی ما بر اساس ویژگی‌های منحصربه‌فرد ما شکل می‌گیرد و بر رویکرد ما در اشتراک‌گذاری و تبادل اطلاعات با دیگران تأثیر دارد.»

شناسایی سبک ارتباطی خود به شما کمک می‌کند تا تعاملات خود با دیگران را بهبود ببخشید و در ایجاد برند شخصی خود نقش مؤثری ایفا کنید.

— اوکتاویای گوردم، مربی شغلی

علاوه بر تعریف سبک ارتباطی خودتان، شناسایی سبک ارتباطی دیگران نیز اهمیت زیادی دارد. این کار بسیار حائز اهمیت است زیرا ما همه شیوه‌های متفاوتی برای تعامل، پردازش و انتقال اطلاعات داریم. گوردم می‌گوید: «اگر بتوانید تفاوت‌ها را شناسایی کنید، می‌توانید با استفاده از هوش هیجانی خود، به نیازها و ترجیحات دیگران سازگار شوید.»

ادامه دهید تا با سبک‌های ارتباطی غیرفعال، غیرفعال-تهاجمی، تهاجمی و اطمینان‌بخش در محیط کار آشنا شوید.

سبک ارتباطی غیرفعال

این‌ها برخی از ویژگی‌های سبک ارتباطی غیرفعال در محیط کار هستند:

• نارضایتی از بیان نظرات: افرادی با این سبک ممکن است در بیان افکار و نیازهای خود مردد باشند و به جای آن که خودشان جلو بیایند، منتظر بمانند تا دیگران اقدام کنند.
• اجتناب از تنش: ارتباط‌گران غیرفعال اغلب تلاش می‌کنند از بروز تنش‌ها و اختلافات جلوگیری کنند و ممکن است از دادن بازخورد یا پرداختن به مشکلات به‌طور مستقیم خودداری کنند.
• سختی در تعیین حدود: این افراد ممکن است از رد تقاضاها یا بیان محدودیت‌های خود ناتوان باشند و به انجام کارهایی که احساس راحتی نمی‌کنند، تن دهند.
• ارتباط غیرمستقیم: آن‌ها ممکن است از زبان غیرمستقیم یا نشانه‌های غیرکلامی برای بیان افکار یا احساسات خود استفاده کنند که گاهی منجر به سوءتفاهم و سردرگمی می‌شود.
• اعتماد به نفس پایین: این سبک ارتباطی معمولاً ناشی از عدم اعتماد به نفس است، که می‌تواند مانع از بیان آزادانه افکار و ایده‌ها شود.

شما ممکن است در موقعیت‌هایی که علاقه یا درگیری کمی دارید، به حالت غیرفعال باقی بمانید، اما در موارد دیگر ممکن است این سبک نامناسب باشد و به یک سبک ارتباطی قاطعانه‌تر نیاز باشد.

چگونه اگر ارتباط‌گر غیرفعال هستید، عمل کنید

اگر شما یک ارتباط‌گر غیرفعال هستید، برخی از راهبردها می‌تواند به شما کمک کند تا قاطع‌تر باشید:

• تعیین اهداف: برای خودتان اهداف ارتباطی مشخصی تعیین کنید. اینکه در جلسات صحبت کنید، از دیگران کمک بخواهید یا بازخورد صادقانه ارائه دهید، مشخص کردن اهداف واضح می‌تواند مفید باشد.
• تمرین زبان قاطع: از زبان واضح، مختصر و مستقیم برای بیان افکار و ایده‌هایتان استفاده کنید. از زبان بیش از حد عذرخواهانه یا تبعیتی که می‌تواند پیام شما را تضعیف کند، اجتناب کنید.
• تمرین کنید که چه می‌خواهید بگویید: اگر بیان افکار به‌طور آنی برایتان سخت است، می‌تواند کمک‌کننده باشد که پیشاپیش آماده صحبت کنید. تمرین، اعتماد به نفس شما را افزایش می‌دهد.
• تعیین مرزها: مرزهای خود را به‌روشنی به همکاران و مدیران خود اعلام کنید. یاد بگیرید که به‌طور مودبانه اما قاطع بگویید «نه» زمانی که واقعاً نمی‌توانید کارها یا تعهدات اضافی را بپذیرید.
• به خودتان یادآوری کنید که شایستگی دارید: اگر احساس خجالت یا ترس از عدم ارزیابی ایده‌هایتان توسط دیگران دارید، مربی شغلی کریستین مگان پیشنهاد می‌کند که به شایستگی‌ها و موفقیت‌های خود یادآوری کنید. «به یاد داشته باشید که شما سزاوار حضور در جمع و بیان نظرات‌اید.»

چگونه با یک ارتباط‌گر غیرفعال تعامل کنید

این‌ها برخی از راهبردها هستند که می‌تواند به شما در تعامل با یک ارتباط‌گر غیرفعال کمک کند:

• آن‌ها را در بحث‌ها شرکت دهید: اگر کسی به ندرت صحبت می‌کند یا نظری را با شما در میان نمی‌گذارد، مگان پیشنهاد می‌کند فضایی برای مشارکت آن‌ها در گفتگو فراهم کنید.
• اشکال مختلف ارتباط را در نظر بگیرید: برخی افراد ممکن است از حضور در گروه‌های بزرگ احساس ناامنی کنند و در تعامل‌های یک‌به‌یک بهتر ارتباط برقرار کنند. دیگران احتمالاً مایل‌تر به ارتباط کتبی هستند.
• اطمینان خاطر دهید: اطمینان دهید که افکار و نظرات آن‌ها ارزشمند و محترم است. از ایده‌ها و مشارکت‌های آن‌ها تشکر کنید.
• در دسترس باشید: فضایی ایجاد کنید که فرد احساس راحتی در نزدیک شدن به شما کند. در تعاملات‌تان دوستانه، باز و بدون قضاوت باشید.
• از تحت فشار قرار دادن آن‌ها اجتناب کنید: در حالی که می‌خواهید آن‌ها را تشویق به صحبت کنید، از تحت فشار قرار دادن یا مجبور کردن آن‌ها به صحبت کردن اجتناب کنید.

سبک ارتباطی تهاجمی

این‌ها برخی از ویژگی‌های سبک ارتباطی تهاجمی در محیط کار هستند:

• سلطه‌گری: افرادی که به‌طور تهاجمی ارتباط برقرار می‌کنند، تمایل دارند که محاورات و موقعیت‌ها را کنترل کنند. آن‌ها ممکن است دیگران را قطع کنند، صدای خود را بدون ضرورت بالا ببرند یا از زبان بدن قوی برای ابراز تسلط استفاده کنند.
• صراحت: ارتباط‌گران تهاجمی ممکن است در ارتباط خود مستقیم و بی‌پرده باشند، که گاهی ممکن است به طرز بی‌ادبانه‌ای بیان شود.
• عدم توجه به مرزها: آن‌ها ممکن است به مرزهای شخصی یا حرفه‌ای توجهی نکنند، که می‌تواند نامناسب و آزاردهنده باشد.
• مقاومت در برابر سازش: آن‌ها ممکن است از سازش پرهیز کنند و به‌طور تهاجمی سعی کنند نقطه نظر خود را به کرسی بنشانند.
• حملات شخصی: این سبک ارتباطی می‌تواند شامل توهین‌ها، حملات شخصی یا نام‌بردن از دیگران باشد. این افراد ممکن است به شخصیت یا توانایی‌های کسی حمله کنند تا برتری خود را به اثبات برسانند.

تحقیقات نشان می‌دهد که مردانی که ارتباط تهاجمی دارند معمولاً به خاطر تلاش‌هایشان برای دستیابی به اهدافشان مورد تحسین قرار می‌گیرند، در حالی که زنان تهاجمی اغلب به‌طور منفی ارزیابی می‌شوند.

چگونه اگر ارتباط‌گر تهاجمی هستید، عمل کنید

اگر شما یک ارتباط‌گر تهاجمی هستید، برخی از راهبردها می‌تواند به شما کمک کند تا با احترام بیشتری نسبت به دیگران در محیط کار رفتار کنید:

• شناسایی عوامل تحریک‌کننده: عوامل تحریک‌کننده پاسخ‌های تهاجمی خود را شناسایی کنید. به احساسات یا موقعیت‌های زیرساختی که باعث پاسخ تهاجمی می‌شود، توجه کنید.
• قبل از پاسخ، مکث کنید: وقتی تمایل به پاسخ تهاجمی حس می‌کنید، مکث کرده و نفس عمیق بکشید. این مکث می‌تواند به شما کمک کند تا افکار خود را جمع کرده و آرام‌تر پاسخ دهید.
• به کلمات خود توجه کنید: در انتخاب کلمات خود دقت کنید. از زبان محترمانه‌ای استفاده کنید که نشان دهنده تمایل به همکاری و مشارکت در بحث مثبت باشد.
• همدلی تمرین کنید: سعی کنید خود را به جای شخص دیگر بگذارید و دیدگاه او را در نظر بگیرید، این کار می‌تواند به شما کمک کند احساسات آن‌ها را درک کنید.
• پوزش بخواهید و درصدد جبران باشید: اگر در گذشته به‌طور تهاجمی به کسی در محیط کار خود رفتار کرده‌اید، به رفتار خود اعتراف کرده و از او عذرخواهی کنید.

چگونه با یک ارتباط‌گر تهاجمی تعامل کنید

این‌ها برخی از راهبردها هستند که می‌تواند به شما در تعامل با یک ارتباط‌گر تهاجمی کمک کند:

• آرام بمانید: اگرچه ممکن است در آن لحظه دشوار باشد، اما مهم است که هنگام مواجهه با تهاجم آرام و متعاد باشید.
• بر روی مسئله تمرکز کنید: لحن تهاجمی را از محتوای پیام تفکیک کنید و بر روی addressing the core issue تمرکز کنید تا به تهاجم پاسخ ندهید.
• مرزهای خود را بیان کنید: مرزهای خود را به‌طور مودبانه اما قاطع اطلاع دهید.
• همدل باشید: سعی کنید دلایل زیرین رفتار تهاجمی را درک کنید.
• درخواست کمک کنید: اگر تهاجم مکرر، نامناسب یا به حد آزاردهنده‌ای می‌رسد، از مدیریت، منابع انسانی یا کانال‌های مناسب کمک بگیرید.

سبک ارتباطی غیرفعال-تهاجمی

سبک ارتباطی غیرفعال-تهاجمی ترکیبی از عناصر رفتار غیرفعال و تهاجمی است. این‌ها برخی از ویژگی‌های این سبک ارتباطی هستند:

• انتقاد پوشیده: ارتباط گران غیرفعال-تهاجمی ممکن است از طعنه، تعریف‌های غیرمستقیم، چشمان گرداندن یا نشان دادن حرکات بی‌احترامی برای انتقاد غیرمستقیم از ایده‌ها یا اعمال کسی استفاده کنند.
• ارتباط غیرمستقیم: به جای پرداختن به مشکلات به‌طور مستقیم، افراد غیرفعال-تهاجمی معمولاً از راهکارهای افراطی و غیرمستقیم استفاده می‌کنند.
• رفتار سکوت: به‌جای برقراری ارتباط واضح، آن‌ها ممکن است به افراد سکوت بدهند یا اطلاعات مهم را از آن‌ها پنهان کنند.
• تخریب غیرمستقیم: آن‌ها ممکن است به‌طور غیرمستقیم اقداماتی انجام دهند که به پروژه‌ها یا طرح‌های دیگران آسیب برساند.
• مشارکت دیگران: به‌جای پردازش مستقیم مسائل با افراد ذی‌نفع، ممکن است به همکاران یا مافوق‌ها شکایت کنند تا همدردی یا حمایت کسب کنند.

سبک ارتباطی غیرفعال-تهاجمی باعث عدم اعتماد و سوءتفاهم می‌شود و از تنش در میان اعضای تیم جلوگیری کرده و در نهایت می‌تواند به درگیری‌های بیشتر منجر شود.

چگونه اگر شما یک ارتباط‌گر غیرفعال-تهاجمی هستید، عمل کنید

اگر شما یک ارتباط‌گر غیرفعال-تهاجمی هستید، برخی از راهبردها می‌تواند به شما کمک کند تا قاطع‌تر و مستقیم‌تر در محیط کار عمل کنید:

• بازخورد بر روی سبک ارتباطی خود: تمایلات غیرفعال-تهاجمی خود را شناسایی کنید.
• سعی کنید بیشتر به‌طور مستقیم عمل کنید: نظرها، نگرانی‌ها و فکرهای خود را به‌طور مستقیم و صادقانه بیان کنید.
• به لحن خود توجه کنید: به لحن و زبان بدن خود توجه کنید.
• اجازه ندهید مسائل بر هم انباشته شوند: مسائل را به‌موقع و در حالتی که هنوز قابل مدیریت هستند، حل کنید.
• پیدا کردن راه‌های سازنده: به جای روی آوردن به رفتار غیرفعال-تهاجمی، راه‌های سازنده‌ای برای بیان ناامیدی یا نارضایتی از همکاران پیدا کنید.

چگونه با یک ارتباط‌گر غیرفعال-تهاجمی تعامل کنید

این‌ها برخی از راهبردها هستند که می‌تواند به شما در تعامل با یک ارتباط‌گر غیرفعال-تهاجمی کمک کند:

• حرفه‌ای بمانید: به رفتار آن‌ها به‌طور آرام و حرفه‌ای پاسخ دهید.
• بر روی حقایق تمرکز کنید: بر حقایق وضعیت متمرکز شوید و درباره مسئله اصلی صحبت کنید.
• درخواست توضیحات کنید: اگر ارتباط آن‌ها واضح یا مبهم است، از آن‌ها بخواهید نیت‌ها یا نگرانی‌هایشان را روشن‌تر بگویند.
• مستقیم باشید: ارتباط مستقیم و شفاف را تشویق کنید.
• الگوی رفتار را شناسایی کنید: اگر متوجه الگوی مداوم رفتار غیرفعال-تهاجمی شدید، آن را به‌طوری مودبانه اما قاطع آدرس‌دهی کنید.

سبک ارتباطی قاطع

این‌ها برخی از ویژگی‌های سبک ارتباطی قاطع در محیط کار هستند:

• وضوح: ارتباط‌گران قاطع به‌طور واضح خود را بیان می‌کنند و از زبان ساده استفاده می‌کنند
• اعتماد به نفس: کسانی که به‌طور قاطع ارتباط برقرار می‌کنند به‌طور مطمئن و با قدرت صحبت می‌کنند.
• احترام: مردم قاطع احترام به نظرات، احساسات و خودمختاری دیگران را ارج می‌نهند.
• مالکیت: افراد قاطع مسئولیت احساسات خود را برعهده می‌گیرند.
• زبان بدن بی‌پرده: آن‌ها از زبان بدن باز استفاده می‌کنند و ارتباط مؤثری برقرار می‌کنند.

سبک ارتباط قاطع محیط کار مثبت، محترمانه و همکاری را پرورش می‌دهد. در حالی که ممکن است به کمی زمان نیاز داشته باشید تا به کار با کسانی که به‌طور قاطع ارتباط برقرار می‌کنند عادت کنید، اما این نوع ارتباط به شما اجازه می‌دهد که همیشه بدانید دقیقاً چه چیزی گفته می‌شود و جایگاه شما کجاست.

چگونه اگر شما یک ارتباط‌گر قاطع هستید، عمل کنید

اگر شما یک ارتباط‌گر قاطع هستید، برخی از راهبردها می‌تواند به شما کمک کند تا مهارت‌های ارتباطی خود را بیشتر بهبود دهید:

• ذهن باز داشته باشید: در حالی که قاطع بودن می‌تواند به شما کمک کند تا پیام خود را منتقل کنید، باز بودن به ایده‌ها و رویکردهای دیگران نیز مهم است.
• قابل تطبیق باشید: به یاد داشته باشید که هر موقعیتی ممکن است نیاز به سبک ارتباطی متفاوتی داشته باشد.
• صبور باشید: گاهی، ارتباط‌گران قاطع ممکن است نسبت به افرادی که به‌طور مستقیم به نقطه نظر نمی‌رسند بی‌تحمل باشند.
• اطمینان خاطر دهید: نه همه مفهوم ارتباطی شما را خواهند فهمید، بنابراین ممکن است لازم باشد گاهی اوقات اطمینان دهید که نیت شما خوب است.

چگونه با یک ارتباط‌گر قاطع تعامل کنید

این‌ها برخی از راهبردها هستند که می‌تواند به شما در تعامل با یک ارتباط‌گر قاطع کمک کند:

• از دور زدن موضوع اجتناب کنید: ارتباط‌گران قاطع تمایل دارند به شکل مستقیم با آن‌ها ارتباط برقرار کنید.
• به چشم‌انداز آن‌ها احترام بگذارید: حتی اگر دیدگاه‌های متفاوتی دارید، از نقطه‌نظر آن‌ها به‌طور صحیح و محترمانه صحبت کنید.
• بازخورد صادقانه ارائه دهید: اگر گفت‌وگو به بازخورد مربوط می‌شود، آن را به شیوه‌ای واضح و دقیق ارائه دهید.

شما چه نوع شخصی هستید؟

تست سبک‌های ارتباطی ما می‌تواند به شما درک بهتری از نحوه تعامل با دیگران و تأثیری که بر روابط بین فردی شما هم در محل کار و هم در خانه می‌گذارد، بدهد.

این تست سبک‌های ارتباطی توسط آوی‌کوونگ، LMFT بررسی شده است.

چگونه مهارت‌های ارتباطی خود را بهبود دهید

این‌ها برخی از راهبردها هستند که می‌تواند به شما در بهبود مهارت‌های ارتباطی در محیط کار کمک کند:

• توسعه خودآگاهی: زمانی را برای خوداندیشی بگذارید و آگاهی خود را از سبک ارتباطی‌تان در محیط کار افزایش دهید.
• تصمیم بگیرید که می‌خواهید به چه عنوانی شناخته شوید: تصمیم بگیرید که می‌خواهید در محل کار به چه دلیلی شناخته شوید و سپس بررسی کنید که سبک ارتباطی شما چگونه می‌تواند از آن شهرت حمایت کند.
• به دیگران به‌صورت فعال گوش دهید: گوش دادن فعال، راهبردی است که به شما کمک زیادی خواهد کرد.
• سوالات باز بپرسید: سوالات بسته معمولاً پاسخ «بله» یا «خیر» را به وجود می‌آورند، در حالی که سوالات باز می‌توانند انگیزه‌ها، باورها و نگرش‌های پشت‌صحنه را نشان دهند.
• به مخاطب خود سازگار شوید: سبک ارتباطی خود را بر اساس نیازها و ترجیحات مخاطبتان تنظیم کنید.
• از اشتباهات خود یاد بگیرید: اگر متوجه خطای ارتباطی شدید، سریع و به طور شفاف به آن رسیدگی کنید.

“`